Sygnalista

PROCEDURA PRZYJMOWANIA ZEWNĘTRZNYCH ZGŁOSZEŃ NARUSZENIA PRAWA OD SYGNALISTÓW W URZĘDZIE GMINY ZARĘBY KOŚCIELNE

§ 1.  ZAKRES
1.  Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do zgłoszeń naruszeń prawa o jakich mowa w art. 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
2.  Jeżeli zgłoszenie nie będzie należało do zakresu działania Wójta Gminy Zaręby Kościelne zostanie przekazane do właściwego podmiotu.
3.  W ramach procedury zgłoszeń zewnętrznych, można zgłaszać naruszenia prawa, w kontekście związanym z pracą.
4. Przed dokonaniem zgłoszenia zewnętrznego, osoba dokonująca zgłoszenia może skorzystać z poufnej porady Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń.

§ 2.  OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI
1. Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń naruszenia w Urzędzie Gminy Zaręby Kościelne oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem Zgłoszeń jest pracownik zatrudniony na stanowisku ds. obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego, zwany dalej Koordynatorem ds. obsługi zgłoszeń.
2.  Osoby, co do których z treści zgłoszenia naruszenia wynika, że mogą być w jakikolwiek sposób negatywnie zaangażowane w działanie lub zaniechanie stanowiące naruszenie nie mogą analizować takiego zgłoszenia.
3.  W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia dotyczy osoby wskazanej w ust. 1 lub w przypadku konieczności zastępstwa osobą odpowiedzialną jest osoba zatrudniona na stanowisku informatyka.

§ 3.  SYGNALISTA
1.  Zgodnie z zasadą dobrej wiary każda osoba uprawniona do dokonania zgłoszenia, powinna zgłosić naruszenie jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. Status sygnalisty uzyskuje każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze (domniemanie dobrej wiary). 
W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Decyzję o nadaniu statusu sygnalisty podejmuje Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.

§ 4.  ZGŁASZANIE NARUSZENIA
1.       Zgłoszenia Naruszenia mogą być przekazywane za pomocą:

1)      dedykowanej skrzynki mailowej obsługiwanych zgłoszeń sygnalista@zareby-kosc.pl w pliku szyfrowanym, hasło do otworzenia którego należy przesłać oddzielnym kanałem;
2)      wypełnienia formularza zgłoszenia naruszenia, stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej procedury i złożenie go Koordynatorowi ds. obsługi zgłoszeń – w zamkniętej przesyłce na zewnętrznej kopercie zaadresowanej do Urzędu Gminy Zaręby Kościelne 07-323 Zaręby Kościelne ul. Kowalska14 z adnotacją „nie otwierać – zgłoszenie naruszenia”, w wewnętrznej kopercie należy umieścić treść zgłoszenia oraz dane adresowe osoby dokonującej zgłoszenia;
3)      osobiście u Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń;
4)      telefonicznie pod nr tel. 86 2763121.

2.       Zgłoszenie naruszenia powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia oraz powinno zawierać przynajmniej następujące informacje:

1)      datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu,
2)      opis    konkretnej     sytuacji    lub    okoliczności   stwarzających    możliwość    wystąpienia naruszenia,
3)      wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia,
4)      wskazanie ewentualnych świadków naruszenia,
5)      wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia.

3.       Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia naruszenia jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach naruszenia, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.

4.       Wskazane kanały komunikacji:

1)      są niezależne od kanałów komunikacji wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności podmiotu publicznego;
2)      zapewniają kompletność, poufność i integralność danych, w tym ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych;
3)      pozwalają na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.

§ 5.  TREŚĆ ZGŁOSZENIA I INFORMACJA ZWROTNA
1.       Podmiot publiczny potwierdzi zgłaszającemu przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Informacje zostaną przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile nie otrzymano od zgłaszającego sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia.
2.       Informacje o przyjęciu zgłoszenia nie zostaną przekazane, jeżeli podmiot publiczny będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości zgłaszającego.
3.       Podmiot publiczny może zwrócić się do zgłaszającego, na podany adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w posiadaniu zgłaszającego, przy czym podanie ich jest dobrowolne.
4.       Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, zgłaszający zostanie poinformowany o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia.
5.       Zgłaszający zostanie poinformowany o przekazaniu zgłoszenia do innego organu publicznego, jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że jest on właściwy do rozpatrzenia zgłoszenia.
6.       Zgłaszającemu zostanie przekazana informacja zwrotna w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
7.       Zgłaszającemu zostanie przekazana informacja, jeżeli odstąpimy od podjęcia działań następczych, podając uzasadnienie odstąpienia.
8.       Zgłaszający zostanie poinformowany o ostatecznym wyniku działań następczych realizowanych na skutek zgłoszenia.

§ 6.  FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE
1.       Zgłoszenie naruszenia może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze.
2.       Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń naruszenia.
3.       W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej analizy zgłoszenia albo w toku postępowania wyjaśniającego, iż w zgłoszeniu naruszenia świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, zgłaszający może zostać pociągnięty do odpowiedzialności zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów w zakresie grzywny, ograniczenia lub pozbawiania wolności do 2 lat.
4.    Niezależnie od skutków wskazanych powyżej, zgłaszający, świadomie dokonujący fałszywego zgłoszenia naruszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności odszkodowawczej w przypadku wystąpienia szkody w związku z fałszywym zgłoszeniem.

§ 7.  SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI
1.       Zgłoszenia naruszeń prawa są weryfikowane przez Koordynatora ds. obsługi zgłoszeń w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz naszej odpowiedzialności za jego rozpatrzenie i przeprowadzanie działań następczych.
2.       W ramach postępowania, możemy zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do zgłaszającego o udzielenie dodatkowych wyjaśnień.
3.       Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania podmiotu publicznego, podjęte zostaną dalsze kroki w celu zbadania sprawy i naprawienia naruszenia prawa. W szczególności podmiot publiczny może podjąć jedno lub kilka z poniższych działań:

1)       wprowadzenie zmian w naszych procedurach;
2)       zgłoszenia odpowiednim organom;
3)       nałożenia sankcji na osoby odpowiedzialne;
4)       przeszkolenia personelu;
5)       wdrożenia nowych systemów kontroli;
6)       inne.

4.       W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego podmiot publiczny może przekazać zgłoszenie:

1)       jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
2)       innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.

5.       W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania podmiotu publicznego, zostaną one niezwłocznie przekazane, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.

6.       Podmiot publiczny może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Podmiot publiczny poinformuje zgłaszającego o takim odstąpieniu.

7.       Wszystkie zgłoszenia odnotowywane są w Rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. W rejestrze znajdują się następujące informacje: numer zgłoszenia, przedmiot naruszenia prawa, dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób, datę dokonania zgłoszenia, informację o podjętych działaniach następczych, informację o wydaniu zaświadczenia, 
o podleganiu ochronie przed działaniami odwetowymi, datę zakończenia sprawy, informacje 
o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku (jeśli zachodzi), szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia (jeśli posiadamy taką informację).

§ 8.  OCHRONA SYGNALISTY
1.       Sygnalistą może być każda osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację 
o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Dotyczy to także przypadku zgłoszenia  lub  ujawnienia  publicznego  informacji  o  naruszeniu  prawa  uzyskanej w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.

2.       Podmiot publiczny zapewnia ochronę Sygnalistów poprzez:

1)       ochronę tożsamości, chyba że w zgłoszeniu będzie wyraźna zgoda na ujawnienie danych zgłaszającego;
2)       jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zostanie zapewniona także ochrona poufności ich tożsamości;
3)       udział bezstronnych osób w procesie rozpatrywania zgłoszenia, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
4)       zapewnienie, że dostęp do danych zgłaszającego oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów.

3.       Na żądanie zgłaszającego, zostanie wydane, w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że dana osoba podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej 
w ustawie o ochronie sygnalistów.

4.       Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, 
w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że zgłaszający miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą o sygnalistach.

5.       W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, o której mowa 
w ust. 4, zgłaszający może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

6.       Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

7.       W przypadku podjęcia wobec zgłaszającego działań odwetowych, ma on prawo do odszkodowania 
(w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
8.       Sygnalista może przekazać zgłoszenie anonimowo.
9.       Środki ochrony sygnalisty opisane w procedurze oraz przepisach, dotyczą także:

1)       osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2)       osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

10.   W związku z przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych, podmiot publiczny zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie.

§ 9. KONTAKT DO RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH
1.       Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany.
2.       Informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl,
3.       Adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
4.       Istnieje także możliwość przekazania zgłoszenia w języku migowym, anonimowo poprzez formularz kontaktowy na stronie lub osobiście w jednym z oddziałów.

§ 10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1.       Procedura wymaga przeglądu i aktualizacji minimum raz na 3 lata.
2.       Za aktualizację procedury odpowiada Koordynator ds. obsługi zgłoszeń.
3.       Zmianę procedury ujawnia się w Biuletynie Informacji Publicznej w zakładce SYGNALISTA
4.       Procedura zostaje wprowadzona na czas nieokreślony.