Organizacja Urzędu Gminy

Urząd jest gminną samorządową jednostką organizacyjną, działającą w formie jednostki budżetowej, przy pomocy, której Wójt wykonuje gminne zadania publiczne, w tym zadania z zakresu administracji rządowej wynikające z ustaw. 

Urząd ma swoją siedzibę w Zarębach Kościelnych. 

Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, a w szczególności na podstawie: ustawy 
z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2024, poz. 609 ze zm.), Statutu Gminy Zaręby Kościelne, niniejszego Regulaminu oraz aktów prawnych wydanych przez Radę Gminy i Wójta.

Kierownikiem Urzędu jest Wójt. Wójt kieruje pracą Urzędu przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika i kierowników. Wójt jest służbowym przełożonym wszystkich pracowników Urzędu. 

Do zadań Zastępcy Wójta należy między innymi: 

• nadzór nad opracowywaniem projektów strategii, planów i programów lokalnych niezbędnych do występowania z wnioskami o środki finansowe zewnętrzne;
• koordynowanie przedsięwzięć związanych ze strategicznym rozwojem Gminy w tym monitoring realizacji Strategii Rozwoju Gminy;
• nadzór nad właściwym przygotowaniem wniosków o dotacje, wnioskami o płatność oraz rozliczaniem dotacji z budżetu Państwa i Unii Europejskiej;
• sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją zadań Gminy w zakresie inwestycji;
• Zastępca Wójta wykonuje czynności kierownika Urzędu pod nieobecność Wójta.

Do zadań Sekretarza należy między innymi: 

• organizacja stanowisk pracy pracowników urzędu;
• sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem przez pracowników zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej, jednolitym rzeczowym wykazie akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
• sprawowanie nadzoru nad prawidłowym obiegiem dokumentów i przepływem informacji między poszczególnymi stanowiskami pracy;
• sprawowanie nadzoru nad poprawnością przygotowania pism i decyzji, a zwłaszcza terminowością ich wydawania;
• sprawowanie nadzoru nad organizacją przyjmowania i załatwiania skarg, wniosków i petycji oraz innych sygnałów pochodzących od obywateli;
• zapewnienie funkcjonowania kontroli wewnętrznej;
• zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej;
• sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy; 
• sprawowanie nadzoru nad podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracowników urzędu; 
• 10)  sprawowanie nadzoru nad sprawami socjalnymi pracowników urzędu;
• 11)  sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad działalnością referatu organizacyjnego.

Sekretarz pełni jednocześnie funkcję Kierownika Referatu Organizacyjnego.

Do zadań Skarbnika należy między innymi: 

• nadzór nad opracowywaniem budżetu zgodnie z zasadami ustawy o finansach publicznych;
• opracowywanie projektów uchwał zmieniających budżet w trakcie realizacji;
• nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy;
• sporządzanie analiz i informacji dotyczących wykorzystania środków budżetowych i innych;
• nadzór nad wymiarem i poborem podatków i opłat;
• nadzór nad sporządzaniem dokumentów sprawozdawczości budżetowej Gminy;
• wykonywanie, określonych przepisami prawa, obowiązków w zakresie rachunkowości i nadzór nad księgowością budżetową;
• sprawowanie nadzoru nad gospodarką finansową; 
• sprawowanie nadzoru nad obsługą finansową gminnych jednostek;  
• kontrolowanie wydawania środków budżetowych przez jednostki organizacyjne gminy;
• opracowywanie niezbędnych materiałów informacyjno-finansowych dla Wójta i na sesje Rady;
• kontrasygnowanie czynności prawnych wykonywanych przez Gminę, jeśli czynność prawna powoduje  powstanie zobowiązań pieniężnych;  
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez Wójta;
• Skarbnik zobowiązany jest sprawować bezpośredni nadzór w stosunku do Referatu Finansowego.  

Skarbnik pełni jednocześnie funkcję głównego księgowego budżetu gminy oraz Kierownika Referatu Finansowego. 

Skarbnika jako głównego księgowego budżetu podczas nieobecności zastępuje osoba, której Wójt powierzył zadania zastępcy głównego księgowego.

 Referat Organizacyjny wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 

• 1)      obsługi kancelaryjno – technicznej Wójta;
• 2)      obsługi kancelaryjno – technicznej Rady;
• 3)      organizacji i funkcjonowania Urzędu;
• 4)      prowadzenia sekretariatu Wójta;
• 5)      prowadzenia rejestru uchwał Rady i zarządzeń Wójta;
• 6)      prowadzenie rejestru interpelacji radnych;
• 7)      prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji;
• 8)      prowadzenie rejestru wydawanych upoważnień i pełnomocnictw;
• 9)      prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej oraz sprawowanie nadzoru nad terminowością jej udostępniania;
• 10)  obsługa korespondencji wpływającej i wychodzącej zgodnie z zasadami obowiązującymi 
  w Urzędzie oraz nadzór nad obiegiem korespondencji w Urzędzie;
• 11)  spraw kadrowych i szkoleń pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
• 12)  delegacji służbowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy;
• 13)  obsługi administracyjno-biurowej pracowników Urzędu;
• 14)  prowadzenie spraw związanych z oceną okresową pracowników Urzędu;
• 15)  prowadzenia spraw z zakresu BHP pracowników Urzędu oraz zabezpieczenia przeciwpożarowego Urzędu;
• 16)  publikacja uchwał Rady Gminy, aktów prawa miejscowego i obwieszczeń;
• 17)  prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi;
• 18)  koordynacja działań związanych z wyborami sołtysów i rad sołeckich;
• 19)  prowadzenia kancelaryjno – technicznej obsługi jednostek pomocniczych gminy;
• 20)  prowadzenia spraw związanych z konkursami na dyrektora szkoły i jednostek organizacyjnych gminy; 
• 21)  prowadzenia postępowań administracyjnych, dotyczących awansu na stopień nauczyciela mianowanego;
• 22)  realizacji programów rządowych w zakresie oświaty;
• 23)  rozliczania dotacji otrzymywanych przez Gminę na zadania oświatowe;
• 24)  monitorowania i weryfikacji liczby uczniów niepełnosprawnych, uczęszczających do gminnych szkół i placówek oświatowych;
• 25)  realizacji obowiązków gminy dotyczących dowozu uczniów, w tym uczniów niepełnosprawnych, do placówek oświatowych;
• 26)  realizacji obowiązków gminy, wynikających z przepisów o opiece nad dziećmi do lat 3;
• 27)  obsługi administracyjnej szkoły;
• 28)  współpracy ze związkami zawodowymi w odniesieniu do pracowników szkoły;
• 29)  realizacji obowiązków gminy, wynikających z przepisów o systemie informacji oświatowej; 
• 30)  prowadzenia spraw z wiązanych z dofinansowaniem dla pracodawców kosztów kształcenia młodocianych pracowników w celu przygotowania zawodowego;
• 31)  wykonywanie zadań z zakresu organizacji wyborów powszechnych oraz referendów;
• 32)  wspieranie rozwoju usług i sieci telekomunikacyjnych na terenie gminy;
• 33)  organizacja i nadzór nad systemem teleinformatycznym w Urzędzie;
• 34)  koordynowanie działań związanych z opisem, monitorowaniem oraz usprawnianiem procesów informatycznych Urzędu;
• 35)  zapewnianie prawidłowej pracy sprzętu komputerowego, infrastruktury sieciowej i oprogramowań w Urzędzie;
• 36)  zapewnienie obsługi podpisu elektronicznego osób uprawnionych do jego posiadania;
• 37)  obsługa techniczna biuletynu informacji publicznej i strony internetowej Urzędu;
• 38)  obsługa techniczna oraz wsparcie informatyczne sesji Rady;
• 39)  utrzymania czystości w budynkach urzędu i przed nimi.

Referat Finansowy wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 

• 1)     obsługi finansowej Urzędu w tym prowadzenie księgowości budżetowej (organ) i księgowości Urzędu oraz jednostek obsługiwanych zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• 2)      kontroli obiegu dokumentów finansowo-księgowych zgodnie z obwiązującymi przepisami;
• 3)      prowadzenia ewidencji finansowo-księgowej projektów współfinansowanych ze środków pochodzących z Unii Europejskiej i innych źródeł zewnętrznych;
• 4)      prowadzenia ewidencji syntetycznej mienia Gminy;
• 5)      prowadzenia obsługi kasowej Urzędu w tym ewidencji druków ścisłego zarachowania;
• 6)      prowadzenia ewidencji w zakresie podatku VAT;
• 7)      obsługi bankowej budżetu Gminy i jednostek obsługiwanych;
• 8)      prowadzenia spraw związanych z finansową obsługą inwestycji realizowanych przez Gminę;
• 9)      opracowywania analiz dochodów i wydatków budżetu Gminy;
• 10)  opracowywania projektu budżetu gminy i informowania Rady Gminy o przebiegu jego realizacji;
• 11)  przygotowywania materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta;
• 12)   sporządzania sprawozdań finansowych i budżetowych Gminy i jednostek obsługiwanych;
• 13)  dokonywania wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego;
• 14)   dokonywania naliczeń amortyzacji i umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
• 15)   przygotowywania materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków zakresu sprawozdawczości;
• 16)  prowadzenia spraw płacowych pracowników Urzędu, jednostek obsługiwanych oraz osób zatrudnionych na umowę zlecenie i o dzieło, w tym i w zakresie PPK;
• 17)  prowadzenia ewidencji księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i sum depozytowych;
• 18)  rozliczenia z Urzędem Skarbowym  i ZUS praz prowadzenie sprawozdawczości i rozliczeń 
  w tym zakresie;
• 19)  prowadzenia spraw związanych z wymiarem podatków od posiadania środków transportowych,  podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego od osób fizycznych i prawnych;
• 20)  prowadzenia księgowości podatkowej dotyczącej  podatków od posiadania środków transportowych,  podatku od nieruchomości, podatku rolnego, leśnego od osób fizycznych 
  i prawnych;
• 21)  prowadzenia spraw związanych z ulgami, umorzeniami i odroczeniami terminów płatności podatków, pobieranych przez urząd skarbowy oraz wszelkich innych należności;
• 22)  wydawania decyzji o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego;
• 23)  prowadzenia spraw w zakresie egzekucji administracyjnej należności podatkowych;
• 24)  prowadzenia spraw związanych z dochodzeniem i egzekucją należności z tytułu opłaty 
  za gospodarowanie odpadami komunalnymi.

Referat Rozwoju wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 

• 1)      realizacji polityki przestrzennej Gminy, w tym:  sporządzania studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy, sporządzania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego Gminy,  prowadzenia rejestru planów miejscowych zagospodarowania przestrzennego Gminy oraz wniosków o ich sporządzenie lub zmiany,  opracowania wieloletnich programów sporządzania planu miejscowego zagospodarowania przestrzennego Gminy,   prowadzenia spraw związanych z funkcjonowaniem gminnej komisji urbanistyczno – architektonicznej, 
• 2)      wydawania wypisów i wyrysów z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Gminy i zaświadczeń o przeznaczeniu w studium;
• 3)      wydawanie decyzji o warunkach zabudowy oraz decyzji inwestycji celu publicznego;
• 4)      planowania i kompletnego przygotowywania przedsięwzięć inwestycyjnych do realizacji;
• 5)      rolnictwa i gospodarki żywnościowej;
• 6)      ochrony gruntów rolnych i leśnych;
• 7)      współpracy z administracją rządową i innymi instytucjami w zakresie ochrony przyrody oraz pomocy osobom poszkodowanym w wyniku klęsk żywiołowych;
• 8)      nazewnictwa ulic, placów i numeracji porządkowej nieruchomości;
• 9)      realizacji zadań w ramach funduszu sołeckiego;
• 10)  realizacji inwestycji prowadzonych przez Gminę i ich rozliczenia końcowego;
• 11)  przygotowywania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych, do których należy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych; 
• 12)  sporządzanie sprawozdawczości o udzielonych zamówieniach publicznych;
• 13)  pozyskiwania dodatkowych środków finansowych na realizację zadań Gminy;
• 14)  przygotowywania propozycji zadań Gminy kwalifikujących się do wsparcia finansowego spoza budżetu Gminy;
• 15)  przygotowywania wniosków i projektów na dofinansowanie zadań;
• 16)  monitorowania i rozliczania projektów, realizowanych ze źródeł pozabudżetowych;
• 17)  przygotowywania dokumentów związanych z refundacją wydatków poniesionych w ramach realizowanych projektów;
• 18)  ustalania długoterminowych planów i programów rozwoju Gminy;
• 19)  rozgraniczenia nieruchomości;
• 20)  podziału nieruchomości;
• 21)  opracowywania kalkulacji cen za usługi komunalne, na potrzeby ustalania czynszu za lokale komunalne;
• 22)  realizacji polityki mieszkaniowej Gminy, w tym rozwoju budownictwa mieszkaniowego; 
• 23)  gospodarowania gminnymi zasobami mieszkaniowymi i lokalami użytkowymi; 
• 24)  koordynowania działań związanych z realizacją zadań w ramach funduszu sołeckiego;
• 25)  współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie zaopatrzenia gminy w energię elektryczną cieplną i gaz; 
• 26)  utrzymania zieleni gminnej.

Referat Infrastruktury wykonuje w szczególności zadania w zakresie: 

• 1)      zarządzania budynkami i lokalami wykorzystywanymi przez Urząd;
• 2)      zarządzania infrastrukturą komunalną;
• 3)      zarządzania infrastrukturą drogową, w tym realizacja obowiązków sprawozdawczych; 
• 4)       przygotowywania projektów opinii Wójta w sprawie zaliczenia drogi do kategorii dróg powiatowych; 
• 5)       przygotowywania projektów uchwał w sprawie zaliczenia dróg do kategorii do dróg gminnych po zasięgnięciu opinii Zarządu Powiatu;
• 6)      planowania i organizacji oświetlenia miejsc publicznych oraz finansowania oświetlenia ulic,  
• placów i dróg znajdujących się na terenie gminy; 
• 7)      przygotowywania dokumentacji w celu pozyskiwania funduszy zewnętrznych z UE i krajowych w zakresie zadań należących do referatu;
• 8)      remontów mienia komunalnego; 
• 9)      planowania i kompletnego przygotowania przedsięwzięć inwestycyjnych z zakresu infrastruktury drogowej;
• 10)  organizacji ruchu drogowego;
• 11)  utrzymania gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej; 
• 12)  zarządzania targowiskiem;
• 13)  organizacji i funkcjonowania komunikacji zbiorowej w Gminie; 
• 14)  uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu; 
• 15)  wydawania warunków technicznych na przyłączenie nieruchomości do sieci wodociągowej 
  i kanalizacyjnej; 
• 16)  wydawania zezwoleń na zajęcie pasa drogowego, na zjazdy z dróg, na przejazdy po drogach publicznych pojazdów z ładunkiem lub bez ładunku o masie, naciskach osi lub wymiarach przekraczających wielkości określone w odrębnych przepisach oraz nakładanie opłat i kar pieniężnych w tym zakresie;
• 17)  ochrony i kształtowania środowiska i polityki proekologicznej oraz ochrony przyrody, w tym dotyczących zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów; 
• 18)  wydawania zezwoleń w zakresie wykonywania działalności regulowanej, w tym zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych; 
• 19)  prowadzenia zbiorowego zaopatrzenia w wodę lub zbiorowego odprowadzania ścieków oraz opracowywania kalkulacji cen za usługi komunalne;
• 20)  gospodarki odpadami oraz utrzymania czystości i porządku na terenie Gminy i związanej z tym sprawozdawczości;  
• 21)  wsparcia w monitorowaniu stanu realizacji założeń Programu ochrony powietrza i Planu działań krótkoterminowych;
• 22)   rozliczanie korzystania z samochodów służbowych.

Centrum Aktywności Kulturalnej wykonuje w szczególności zadania w zakresie:

• 1)      promocji i wizerunku Gminy;
• 2)      kultury fizycznej i rekreacji;
• 3)      współpracy krajowej i zagranicznej w obszarze kultury, sportu i turystyki;
• 4)      obsługi merytorycznej i technicznej Młodzieżowej Rady Gminy, we współpracy z Publiczną Szkołą Podstawową;
• 5)      obsługi merytorycznej i technicznej Rady Gminy Seniorów;
• 6)      współpracy z organizacjami pozarządowymi;
• 7)      organizacji imprez, w tym imprez masowych;
• 8)      prowadzenia polityki informacyjnej – prezentacja działalności Rady, Wójta, Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy;
• 9)      prowadzenie strony internetowej Urzędu w zakresie działania Referatu;
• 10)  współpracy z portalami informacyjnymi, rozgłośniami radiowymi oraz redakcjami prasowymi i telewizyjnymi;
• 11)  ochrony zabytków, cmentarzy i miejsc pamięci narodowej.

Urząd Stanu Cywilnego wykonuje w szczególności zadania w zakresie:

• 1)      sporządzania w Rejestrze Stanu Cywilnego aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgonu) tryb zwykły;
• 2)      sporządzania w Rejestrze Stanu Cywilnego aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, zgony) tryb szczególny;
• 3)      wydawania decyzji administracyjnych z zakresu rejestracji stanu cywilnego;
• 4)      wykonywania czynności materialno-technicznych z zakresu rejestracji stanu cywilnego nieskutkujące sporządzeniem aktu stanu cywilnego lub skutkujące jego unieważnieniem;
• 5)      wydawania odpisów aktów stanu cywilnego (skróconych, zupełnych, wielojęzycznych);
• 6)      wydawania zaświadczeń, zezwoleń oraz przyjmowanie oświadczeń i zapewnień;
• 7)      sporządzania wzmianek dodatkowych w aktach stanu cywilnego;
• 8)      sporządzania przypisków w aktach stanu cywilnego;
• 9)      migracja aktów do Rejestru Stanu Cywilnego;
• 10)  wydawania decyzji w sprawie zmian imion i nazwisk;
• 11)  organizowania uroczystości jubileuszowych;
• 12)  prowadzenia archiwum Urzędu Stanu Cywilnego;
• 13)  prowadzenia sprawozdawczości w zakresie rejestracji stanu cywilnego;
• 14)  prowadzenia ewidencji ludności, rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców;
• 15)  prowadzenia spraw związanych z nadaniem numeru PESEL cudzoziemcom oraz osobom zamieszkałym poza granicami kraju;
• 16)  wydawania decyzji w sprawach postępowań administracyjnych dotyczących zameldowań i wymeldowań;
• 17)  wydawania zaświadczeń z Rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru PESEL;
• 18)  udostępniania danych  w trybie jednostkowym z rejestru Mieszkańców, Rejestru Zamieszkania Cudzoziemców i Rejestru PESEL;
• 19)  okresowego sporządzanie list dzieci do szkół i przedszkoli;
• 20)  prowadzenia i aktualizacji rejestru wyborców oraz obsługa portali związanych z wyborami;
• 21)  sporządzania i aktualizacji list wyborczych przed wyborami prezydenckimi, parlamentarnymi, samorządowymi oraz referendami;
• 22)  wydawania dowodów osobistych uprawnionym do tego osobom, lub odmowa wydania w przypadkach przewidzianych w ustawie;
• 23)  unieważniania dowodów osobistych w Rejestrze Dowodów Osobistych;
• 24)  nadawania numeru PESEL obywatelom polskim zamieszkującym poza granicami RP w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;
• 25)  wydawania decyzji administracyjnej w sprawach odmowy wydania dowodu osobistego 
  w zakresie wynikającym z ustawy o dowodach osobistych;
• 26)  aktualizowania danych znajdujących się w Rejestrze Dowodów osobistych poprzez wyjaśnianie niezgodności znajdujących się w tym rejestrze;
• 27)  wydawania zaświadczeń zawierających pełny odpis danych, dotyczący wnioskodawcy przetwarzanych w Rejestrze Dowodów Osobistych;
• 28)  udostępniania danych z Rejestru Dowodów Osobistych w trybie jednostkowym w zakresie posiadanego dostępu zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych;
• 29)  udostępnianie dokumentacji związanej z dowodami osobistymi znajdującej się w posiadaniu urzędu gminy uprawnionym podmiotom zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych;
• 30)  prowadzenia archiwum dokumentacji związanej z wydanymi dowodami osobistymi.

Do podstawowego zakresu zadań samodzielnego stanowiska do spraw obywatelskich, obronnych, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego należy:

1)   w zakresie spraw obronnych: opracowywanie planów, wytycznych i innych dokumentów z zakresu realizacji zadań obronnych należących do gminy;

b)      planowanie i nakładanie świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obronności;

c)      realizowanie przedsięwzięć związanych z przygotowaniem funkcjonowania Stanowiska Kierowania Wójta w stałej siedzibie i zapasowym miejscu pracy;

d)      opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;

e)      opracowywanie, aktualizowanie, realizacja planu akcji kurierskiej;

f)       opracowywanie, aktualizacja i zabezpieczenie funkcjonowania punktu kontaktowego HNS Wójta Gminy;

g)      udział w przygotowaniach kwalifikacji wojskowej;

h)      prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem żołnierzy rezerwy od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w czasie ogłoszenia mobilizacji i wojny;

i)        organizowanie ćwiczeń i szkoleń obronnych;

j)        planowanie i prowadzenie kontroli z zakresu realizacji zadań obronnych;

k)      współpraca z organami wojskowymi oraz innymi podmiotami zobowiązanymi do realizacji powyższych działań;

2)   w zakresie spraw obrony cywilnej:

a)      zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji oraz ewidencji sprzętu i materiałów obrony cywilnej;

b)      prowadzenie spraw związanych ze sprawowaniem przez Wójta funkcji Szefa Obrony Cywilnej Gminy;

c)      opracowywanie i aktualizacja planu obrony cywilnej;

d)      organizowanie i koordynowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej oraz dokonywania oceny stanu przygotowań obrony cywilnej;

e)      współpraca z odpowiednimi podmiotami;

f)       w zakresie spraw zarządzania kryzysowego:

g)      planowanie, monitorowanie, reagowanie i usuwanie skutków zagrożeń na terenie Gminy;

h)      prowadzenie spraw Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;

i)        współdziałanie w zakresie bezpieczeństwa z właściwymi służbami, inspekcjami i strażami, stowarzyszeniami oraz podmiotami gospodarczymi;

j)        organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu zarządzania kryzysowego;

3)                      innych:

                       a)     prowadzenie gospodarki materiałowej zakupionego paliwa do sprzętu silnikowego Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP) z terenu gminy;

                      b)     wykonywanie zadań dotyczących wypłaty członkom OSP ekwiwalentu pieniężnego za udział w akcjach gaśniczych i w szkoleniach pożarniczych;

                       c)     udzielenie pomocy administracyjno-biurowej Zarządowi Gminnemu oraz poszczególnym jednostkom OSP w realizacji ich zadań statutowych;

                      d)     współdziałanie z Komendą Powiatowej Straży Pożarnej w zakresie ochrony przeciwpożarowej Gminy;

                       e)     realizacja spraw z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego w tym: analiza i ocena stanu bezpieczeństwa publicznego, inicjowanie i koordynowanie działań na rzecz bezpieczeństwa i porządku publicznego, współdziałanie z Policją i innymi instytucjami rządowymi i pozarządowymi na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa i ładu publicznego oraz wykonywanie zadań leżących w zakresie kompetencji Gminy wynikających z ustawy 
o Policji;

                        f)     współpraca z Gminną Komisja Rozwiązywania Problemów Alkoholowych;

                       g)     wydawanie i cofanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych oraz naliczanie opłat 
z tym związanych;

                      h)     udzielanie informacji o zasadach wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), przyjmowanie wniosków dotyczących wpisu, przesyłanie wniosków do CEIDG, a także ich archiwizacja;

                         i)     prowadzenie spraw wynikających z przepisów ustawy o ochronie zwierząt;

                        j)     podawanie do publicznej wiadomości informacji dotyczących wystąpień chorób zakaźnych u zwierząt oraz współpraca w tym zakresie ze służbą weterynaryjną;

                       k)     przyjmowanie zawiadomień o zamiarze zorganizowania zgromadzenia i wykonanie obowiązków związanych z tym zawiadomieniem;

                         l)     kompletowanie wniosków o wydanie zezwolenia na przeprowadzenie imprezy masowej oraz wydawanie zezwoleń albo odmowy na przeprowadzenie imprezy masowej;

                    m)     wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.

Do podstawowego zakresu zadań samodzielnego stanowiska Radcy Prawnego należy:

• 1)      opiniowanie projektów uchwał Rady, zarządzeń Wójta, decyzji i umów o istotnym znaczeniu dla Gminy;
• 2)      zastępstwo procesowe na podstawie udzielonych pełnomocnictw;
• 3)      wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta z zakresu obsługi prawnej Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy.

Do podstawowego zakresu zadań samodzielnego stanowiska – archiwista - koordynator czynności kancelaryjnych należy:

1)      nadzorowanie prawidłowego wykonywania przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw; 

2)      prowadzenie archiwum zakładowego: 

a)      przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego, zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b)      dokonywanie przeglądów dokumentów i występowanie z wnioskami o ich brakowanie,

c)      udostępnianie, zgodnie z przepisami, dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym,

d)      załatwianie wniosków wpływających do Urzędu w sprawach dokumentów archiwalnych,

e)      przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,

f)       zapewnienie prawidłowego zniszczenia dokumentacji wybrakowanej z zasobów Archiwum Zakładowego,

g)      sporządzanie rocznego sprawozdania z działalności Archiwum Zakładowego;

3)      prowadzenie innych spraw wynikających z instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt i przepisów dotyczących archiwum zakładowego.

Do podstawowego zakresu zadań samodzielnego stanowiska Inspektor Ochrony Danych Osobowych należy: 

1)        Informowanie administratora, pracowników   administratora   o obowiązkach   spoczywających na nich na mocy rozporządzenia oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tym zakresie.

2)        Monitorowanie przestrzegania ww. rozporządzenia przez administratora oraz współpracujące z nim podmioty przetwarzające, prowadzenie audytów podmiotów, którym administrator powierzył przetwarzanie danych osobowych;

3)        Prowadzenie szkoleń dla pracowników z zakresu ochrony danych.

4)        Utrzymanie i nadzór nad dokumentacją ochrony danych:

a)      weryfikacja i aktualizacja polityki bezpieczeństwa danych osobowych,

b)      weryfikacja klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzul obowiązków informacyjnych, a w razie potrzeby przygotowanie niezbędnych zmian lub opracowanie właściwych dokumentów i klauzul,

c)      zarządzanie upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych oraz zarządzanie ewidencją osób upoważnionych do przetwarzania danych   osobowych,

d)      opiniowanie wzorów dokumentów dotyczących ochrony danych osobowych, klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzul obowiązków informacyjnych w zakresie RODO,

e)      prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych osobowych,

f)       prowadzenie rejestru naruszeń ochrony danych osobowych.

5)       Współpraca z organem nadzorczym oraz innymi administratorami danych:

a)      pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach   związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia RODO oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach związanych z rozporządzeniem RODO oraz prowadzenie korespondencji z organem nadzorczym,

b)      udział w kontrolach organu nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym,

c)      wspieranie pracy audytorów zewnętrznych w zakresie ochrony danych osobowych,

6)      udział w kontrolach prowadzonych u administratorów danych:

a)      przeprowadzanie oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych oraz monitorowanie jej wykonania,

b)      analiza stosowanych techniczno-organizacyjnych środków ochrony, bezpieczeństwa fizycznego oraz informatycznego związanych z przetwarzaniem danych osobowych, które zapewnia administrator danych,

c)      pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy Rozporządzenia RODO.